Dienstleister wechseln im laufenden Projekt: Rechtlich und technisch geordnet

Wer den IT-Dienstleister wechseln will, während das Projekt bereits läuft, braucht zuerst Klarheit über die eigene Vertragslage und danach einen Plan für die technische Übergabe. Der Anlass ist meist dasselbe Muster. Ein Dienstleister liefert seit Monaten nicht, Termine reißen, die Kommunikation bricht ab. Häufig ist ein „ERP-Projekt in der Krise“ der Auslöser für diese Entscheidung, manchmal reicht aber schon ein einzelner Dienstleister, der die Kontrolle über den eigenen Code verloren hat. Beide Seiten des Problems, die rechtliche und die technische, lassen sich vorbereiten, ohne dass das Tagesgeschäft während der Übergabe zum Erliegen kommt.

Auf welcher Rechtsgrundlage Unternehmen den IT-Dienstleister wechseln

§ 648 BGB gibt dem Besteller das Recht, einen Werkvertrag jederzeit frei zu kündigen. Der Auftragnehmer behält seinen Vergütungsanspruch, muss sich aber ersparte Aufwendungen anrechnen lassen. Diese freie Kündigung braucht keinen Grund, kostet in der Praxis aber meist mehr als eine Kündigung aus wichtigem Grund.

§ 648a BGB eröffnet den zweiten Weg. Liegt ein wichtiger Grund vor, etwa eine wiederholte Pflichtverletzung, kann das Vertragsverhältnis fristlos beendet werden. Vor der Kündigung ist in der Regel eine Fristsetzung nötig, der Dienstleister muss die Chance zur Nachbesserung bekommen, bevor der Vertrag endet.

Wer allein aus Unzufriedenheit mit der Zusammenarbeit kündigen will, wählt in der Praxis § 648 BGB und zahlt die Differenz zur ersparten Aufwendung. Wer dokumentierte Pflichtverletzungen vorweisen kann, spart über § 648a BGB möglicherweise die volle Vergütung, muss die vorherige Fristsetzung aber nachweisbar dokumentieren.

Welcher Weg günstiger ist, hängt vom Einzelfall ab. Bei § 648 BGB zahlt der Besteller im Ergebnis oft für Leistung, die gar nicht mehr erbracht wird, abzüglich dessen, was der Dienstleister durch die vorzeitige Beendigung einspart. Bei § 648a BGB entfällt dieser Rest, sofern der wichtige Grund im Streitfall Bestand hat. Beide Wege führen am Ende zum selben Ziel, ein neuer Dienstleister übernimmt.

Quellcode, Daten und was sich wirklich herausverlangen lässt

Ein Anspruch auf Herausgabe des Quellcodes besteht nicht automatisch. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass die Herausgabe vom Vertragszweck und von der Höhe der gezahlten Vergütung abhängt (BGH, Urteil vom 16.12.2003, X ZR 129/01). Wurde nur eine Nutzungslizenz vergütet, bleibt der Quellcode häufig beim Dienstleister. Wurde die vollständige Entwicklung bezahlt, spricht das für einen Herausgabeanspruch.

Bei personenbezogenen Daten liegt die Rechtslage klarer. Nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO muss ein Auftragsverarbeiter alle personenbezogenen Daten nach Vertragsende an den Verantwortlichen herausgeben oder löschen, je nach vertraglicher Wahl. Dieser Anspruch besteht unabhängig vom Streit um den Quellcode.

Wer diese Unsicherheit von vornherein ausschließen will, vereinbart eine Escrow-Klausel. Dabei hinterlegt der Dienstleister den Quellcode bei einem Dritten, der ihn erst freigibt, wenn definierte Bedingungen eintreten, etwa Insolvenz oder Vertragsende. Ohne eine solche Klausel bleibt oft nur die Auslegung des ursprünglichen Vertrags über dessen Zweck. Die Freigabebedingungen einer Escrow-Vereinbarung werden vorab vertraglich festgelegt, üblich sind Insolvenz, Geschäftsaufgabe oder eine schwere, nachgewiesene Vertragsverletzung des Dienstleisters.

Diese Einordnung ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Ein Anwalt für IT-Recht sollte den konkreten Vertrag vor der Kündigung prüfen.

Die technische Übergabe in der Praxis

Der rechtliche Rahmen klärt, wann gekündigt werden darf. Was danach passiert, entscheidet über einen glatten Übergang oder Wochen im Stillstand.

Ein interimistischer CTO kann diese Übergabe führen, ohne dass das interne Team parallel zur Tagesarbeit auch noch das Anbietermanagement übernimmt. Das wiegt besonders schwer, wenn der bisherige Dienstleister nach der Kündigung wenig Kooperationsbereitschaft zeigt. Was ein Interim CTO kostet und wie lange ein solches Mandat üblicherweise dauert, beschreibt der Beitrag Interim CTO: Kosten, Dauer, Erwartungen.

Wissenstransfer-Sitzungen sind dabei keine Kür. Ohne sie bleibt Wissen über Workarounds und historische Entscheidungen beim alten Team und geht mit dem letzten Ansprechpartner verloren. Ein Überlappungszeitraum, in dem alter und neuer Dienstleister für kurze Zeit parallel arbeiten, senkt dieses Risiko erheblich und lohnt sich fast immer, selbst wenn er zusätzliche Kosten verursacht.

Häufige Fragen

Wann sollte man den IT-Dienstleister wechseln?

Sinnvoll wird der Wechsel, sobald Termine wiederholt reißen, technische Zusagen nicht eingehalten werden oder die Kommunikation über Wochen abreißt. Ein einzelner verpasster Meilenstein rechtfertigt selten die Kündigung, ein Muster aus mehreren Vorfällen dagegen schon. Die Vorfälle gehören von Anfang an schriftlich festgehalten, das erleichtert später die Wahl zwischen § 648 und § 648a BGB. Wer zu lange wartet, verliert an Verhandlungsposition, weil mit jedem Monat mehr undokumentiertes Wissen beim bisherigen Dienstleister liegt und der eigene Zeitdruck steigt.

Was kann man herausverlangen?

Zugänge, Betriebsdokumentation und alle personenbezogenen Daten lassen sich nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO uneingeschränkt herausverlangen. Beim Quellcode kommt es auf den Vertrag an, der Bundesgerichtshof macht den Anspruch vom Vertragszweck und von der gezahlten Vergütung abhängig. Ohne Escrow-Vereinbarung bleibt dieser Punkt häufig Verhandlungssache statt klarer Rechtslage. In der Praxis lohnt es sich, die Herausgabe von Zugängen und Daten getrennt vom Streit über den Quellcode zu verhandeln, weil der erste Teil rechtlich feststeht und sich sofort umsetzen lässt.

Wie vermeidet man einen Stillstand?

Ein Stillstand lässt sich vermeiden, indem die technische Übergabe parallel zur rechtlichen Kündigung läuft statt erst danach zu beginnen. Zugänge, Repositories und Build-Pipelines gehören vor dem letzten Arbeitstag des bisherigen Dienstleisters gesichert, Wissenstransfer-Sitzungen sollten fest terminiert sein, solange beide Seiten noch kooperieren. Ein Überlappungszeitraum von wenigen Wochen, in dem alter und neuer Dienstleister parallel arbeiten, kostet zusätzliches Geld, verhindert aber die deutlich teureren Ausfälle nach dem letzten Arbeitstag.

Was sollte der Vertrag mit dem neuen Dienstleister regeln?

Der Wechsel ist der beste Zeitpunkt, den nächsten Ausstieg vertraglich vorzubereiten. Dazu gehören eine Exit-Klausel mit Mitwirkungspflicht bei der Übergabe, die Herausgabe von Zugängen, Repositories mit vollständiger Versionshistorie und Dokumentation in einem vereinbarten Format, eine Regelung zum Quellcode über Nutzungsrechte oder Escrow sowie die Rückgabe oder Löschung personenbezogener Daten nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO. Wer diese Punkte zu Beginn festlegt, verhandelt sie später nicht aus der schwächeren Position.

Ein Dienstleisterwechsel mitten im Projekt braucht jemanden, der die Übergabe technisch führt statt nur zuzusehen. torck übernimmt in solchen Situationen die technische Führung und die Umsetzung aus einer Hand, mit eigenen Entwicklungsteams in Maxhütte-Haidhof, Wien und Rabat, statt nur zu beraten. Vertragspartner ist die deutsche torck GmbH, das schafft während der Übergabe eine feste Ansprechstelle. Wer mitten im Wechsel steckt oder ihn vorbereiten will, kann das in einem Erstgespräch besprechen.

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